Moderne bedrijfsvoering is bijna zonder uitzondering afhankelijk van een goede, veilige en betrouwbare informatievoorziening. Doordat het overgrote deel van de informatie elektronisch wordt verkregen, verwerkt en opgeslagen is de ICT-voorziening daarbij van essentieel belang. Zozeer zelfs dat voor de meeste mensen informatievoorziening gelijkstaat met ICT.
Een logisch en voor de hand liggend uitgangspunt is dat deze ICT ten dienste hoort te staan van de integrale bedrijfsvoering. In de praktijk is dit echter helaas niet vanzelfsprekend. Door menselijke, technische en sociale factoren leidt de ICT-voorziening binnen bedrijven een eigen leven, met vaak ernstige gevolgen op het gebied van efficiëntie, beheersbaarheid, veiligheid en betrouwbaarheid. Een diepe kloof tussen de bedrijfsvoering en de ICT is daarvan het gevolg.
De link tussen bedrijfsvoering en ICT
ICT-beleid is het middel om de synchronisatie tussen bedrijfsvoering en ICT te herstellen. Een ICT-beleidsplan legt vanuit de visie en strategie van het bedrijf een link tussen de bedrijfsvoering (de processen) en de ICT die noodzakelijk is om deze visie en strategie zo optimaal mogelijk te ondersteunen en bevorderen. Vergelijking tussen dit beeld en de daadwerkelijke situatie legt de pijnpunten bloot en maakt het mogelijk een plan te definiëren om de gewenste situatie binnen een acceptabele tijd te bereiken.
Voor organisaties betekent dit inzicht in de complexe relaties tussen ICT en bedrijfsvoering, een projectenkalender en een heldere en begrijpelijke marsroute om de gewenste situatie te bereiken.
10 Tips voor goed ICT-beleidsplan
1. Breng je behoeften en doelen in kaart
Begin het beleidstraject met het in kaart brengen van de behoefte en het doel. Een effectief beleidsontwikkelingsproces komt namelijk voort uit een duidelijke behoefte en helder(e) doel(en).
2. Maak stakeholders het belang duidelijk
Zorg ervoor dat je de juiste ‘kikkers in de kruiwagen krijgt’ door het belang voor de stakeholders helder te maken.
3. Zorg voor draagvlak binnen je organisatie
Werk vanaf de start van het beleidstraject aan het creëren van draagvlak binnen de organisatie door regelmatig de dialoog aan te gaan met alle betrokkenen.
4. Zorg voor integraal plan
Benader het beleidsplan vanuit een integraal beeld waarbij je streeft naar een logische samenhang van de losse onderdelen.
5. Onderbouw beleidskeuzes
Onderbouw de te maken (beleids)keuzes door expliciet aan te geven waarom ze nodig zijn.
6. Visualiseer
Visualiseer daar waar mogelijk. Een diagram of grafiek spreekt meer aan en blijft beter hangen dan tekst.
7. Gebruik een projectenkalender
Maak het beleidsplan concreet met een projectenkalender waarin de activiteiten gegroepeerd zijn in logische uitvoeringsonderdelen, de noodzakelijke (financiële en organisatorische) middelen per onderdeel aangegeven zijn, en de randvoorwaarden en risico’s voor succes in kaart gebracht zijn.
8. Maak het tastbaar
Maak het beleidsplan tastbaar door een globale doorkijken te presenteren v.w.b. de consequenties van de gemaakte (beleids)keuzes.
9. Maak een goede samenvatting
Een goede samenvatting heeft relatief veel invloed omdat veel lezers over het algemeen niet veel verder zullen komen dan de samenvatting en datgene wat voor hem/haar belangrijk is. Zorg er dus voor dat deze gefocust is, een positief beeld achterlaat, en de lezer motiveert.
10. Maak het een levend document
Maak het beleidsplan een ‘levend’ document door hiernaar te blijven verwijzen in toekomstige communicatie, door successen volgend uit het plan te vieren, en door het plan jaarlijks te herijken.
Innervate heeft een gestandaardiseerde aanpak en vele cases voor het opstellen en borgen van ICT-beleid. Neem voor meer informatie contact met ons op.
