Als adviseur begeleiden wij sommige organisaties langdurig bij technologische ontwikkelingen. We adviseren hoe zij hier effectief op kunnen inspelen, zodat technologie bijdraagt aan hun groei. Het is bijzonder om die ontwikkeling van dichtbij mee te maken en samen de bijbehorende uitdagingen aan te gaan.

Een van die uitdagingen is het omgaan met data. Naarmate een organisatie groeit, groeit ook de hoeveelheid data én het aantal bronnen waaruit deze data afkomstig is. Hoe zorg je ervoor dat data op de juiste manier wordt verzameld, weergegeven en geïnterpreteerd? En hoe kun je daar vervolgens effectief op sturen?

Al veertien jaar ondersteunen onze consultants Omnibuzz bij hun digitale transformatie. Omnibuzz is dé organisatie voor het personenvervoer van klanten met een WMO-indicatie binnen alle Limburgse gemeenten. In die periode heeft Omnibuzz een indrukwekkende groei doorgemaakt.

Wie groeit, groeit in data

Die groei werd vooral zichtbaar toen het aantal aangesloten gemeenten toenam. Dankzij de bewezen kwaliteit van de dienstverlening in Zuid-Limburg ontstond er ook buiten deze regio een grote behoefte aan de aanpak van Omnibuzz. Het resultaat: in plaats van tien bedient Omnibuzz inmiddels alle 32 Limburgse gemeenten. “Daar komt aardig wat data bij kijken,” zegt Innervater Frans Nijskens, sinds 2016 betrokken bij Omnibuzz en gespecialiseerd in dataverwerking en rapportages (BI).

Tot 2017 had Omnibuzz verschillende processen uitbesteed, zoals het callcenter en de ritreserveringsapplicatie – beide belangrijke bronnen van data. Om meer grip te krijgen op de operationele processen, besloot Omnibuzz deze onderdelen in eigen beheer te nemen. Daarbij werd een eigen ritreserveringsapplicatie geïmplementeerd. Onze consultants Harrie Ritterbeeks en Frans Nijskens ondersteunden Omnibuzz intensief bij beide trajecten.

Data in eigen beheer

Het onder eigen beheer brengen van data en rapportages biedt grote voordelen. Niet alleen ontstaat er meer vrijheid in de toepassingen, ook het vertrouwen in de data neemt toe. Voorheen bestond er twijfel over de volledigheid van de data. Er was onderzoek nodig om die volledigheid aan te tonen en het vertrouwen van betrokkenen te herstellen. Dat vertrouwen is essentieel – zeker richting stakeholders, zoals de gemeenten die maandelijks rapportages ontvangen.

Frans Nijskens: “Om de verzamelde data inzichtelijk te maken, ben ik aan de slag gegaan met rapportagetooling. Bij het ontwikkelen daarvan moet je, vreemd genoeg, ‘achterstevoren’ denken. Wat wil de klant zien? En wat wil zij met die inzichten bereiken? Om dat goed te kunnen doen, moet je de vraag en de informatiebehoefte goed begrijpen. Het stellen van de juiste vragen aan de juiste mensen is dan cruciaal. Dat maakt mijn werk uitdagend én leuk.”

Heldere vragen, scherpe inzichten

“Voordat ik de rapportages overnam, werden deze opgesteld door een externe partij. Gemeenten moesten toen al maandelijks worden geïnformeerd, maar de rapportages sloten onvoldoende aan op hun informatiebehoefte. Een rapportagevraag begint bijna altijd met: ‘ik wil meer zicht of inzicht’. Maar zonder een heldere vraag kun je onmogelijk bepalen hoe dat inzicht eruit moet zien.

Een ander risico is het willen van te veel, te snel. Een dergelijk traject vraagt om een Agile aanpak, met korte communicatielijnen met de opdrachtgever. Een dataproject verloopt altijd gefaseerd, met deelopleveringen. Daarom is ook het visuele aspect van rapportages cruciaal: het helpt om gebruikers écht mee te nemen in de betekenis van data.

Een organisatie blijft zich ontwikkelen, en dat brengt telkens nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe Omnibuzz deze uitdagingen samen met Young Professionals Reuben Smits en Christian Collaert is aangegaan, lees je in deel 2 van deze case.