ICT-afdelingen bevinden zich midden in een evolutie: steeds meer veranderen ze van een uitvoerende naar een regisserende rol. En dat is eigenlijk een heel positieve ontwikkeling. De ICT-afdeling wordt compacter, overzichtelijker en voegt zichtbaar waarde toe. Ze vervult een verbindende rol tussen wat de organisatie nodig heeft en wat IT kan bieden.
De IT-regisseur stelt zich telkens opnieuw de vraag: Wat is de behoefte binnen de organisatie? Wat pakken we zelf op? En wat besteden we beter uit? Die keuzes worden getoetst aan heldere resultaatgebieden, zoals klanttevredenheid, veiligheid en efficiëntie. Deze manier van werken biedt ruimte om IT slimmer en veiliger in te richten – én beter afgestemd op de daadwerkelijke behoefte. Het zorgt bovendien voor de wendbaarheid om snel mee te bewegen met nieuwe technologische ontwikkelingen.
De ICT-afdeling staat niet op zichzelf
Voor veel organisaties is de druk om toekomstbestendig te worden groot. De afhankelijkheid van informatietechnologie neemt toe, en door trends als outsourcing, SaaS en cloud computing worden IT-omgevingen steeds complexer én meer versnipperd.
Tegelijk verandert ook de rol van de ICT-afdeling. Een losstaande ICT-afdeling past simpelweg niet meer in deze tijd. Blijft ICT op zichzelf opereren, dan is het risico groot dat de aansluiting met de (interne) klant verdwijnt en de toegevoegde waarde verloren gaat.
Organiseer verbinding
Wil je als IT-afdeling echt veranderen, dan is het cruciaal om vanaf het begin helder te hebben hoe je de verbindende rol van de IT-regisseur vormgeeft – op strategisch, tactisch én operationeel niveau. De sleutel? Ga in gesprek met de interne klant. Samen bepaal je hoe die samenwerking eruitziet en wat er nodig is om die verbinding goed neer te zetten én vast te houden. Zo wordt ook voor de interne klant duidelijk wat er aan zijn kant moet veranderen om die samenwerking blijvend te laten werken. Kortom: die verbinding moet je actief organiseren.
Inrichtingsprincipes voor de IT-regisseur
Om ervoor te zorgen dat de ICT-afdeling blijvend bijdraagt aan de eerder genoemde doelstellingen, wordt de inrichting gebaseerd op een aantal duidelijke principes:
- Veranker continu verbeteren in de rol van de IT-regisseur. Zorg dat dit zichtbaar is in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Monitor prestaties op resultaatgebieden zoals cliënttevredenheid, medewerkerstevredenheid, ketenpartners, kwaliteit en veiligheid, financiële gezondheid en continue verbetering.
- Richt op elk niveau de juiste focus in. Denk aan inkoop- en contractmanagement, prestatiemanagement, relatie- en behoeftemanagement, en beleid- en adviesmanagement. Vergeet ook de organisatie van besluitvorming en toezicht (governance) niet. Dit vormt de basis van het regiemodel als besturingsprincipe, zowel strategisch, tactisch als operationeel.
- Gebruik beproefde inrichtingsprincipes uit vakgebieden als informatiemanagement, informatiebeveiliging en projectmanagement. Praktijkgerichte oplossingen uit deze domeinen helpen bij het maken van keuzes, zonder steeds opnieuw het wiel uit te vinden.
- Kies voor een platte en compacte ICT-organisatie. Medewerkers krijgen ruimte voor zelfsturing, eigenaarschap en initiatief. Dit maakt het mogelijk om het IT-leveringsmodel—waarbij producten en diensten, waar zinvol, door externe partijen worden geleverd—versneld en effectief toe te passen, met behoud van de afgesproken resultaatgebieden.
Feedbackcultuur
Samenvattend: de regie-organisatie heeft verschillende (nieuwe) competenties nodig, zoals samenwerken, organisatiegericht, klantgericht, communicatief, analytisch vermogen, oordeelvormend, niet per definitie competenties die veelvuldig voor handen zijn leert de ervaring. Belangrijk is ook om een feedbackcultuur te ontwikkelen waarbij men elkaar kan aanspreken op afspraken en verantwoordelijkheden.
Wat levert het op?
- Een flexibele organisatie die IT inzet op basis van behoefte in plaats van aanbod.
- Meer transparantie in de producten, diensten en bijbehorende kosten.
- Snelle toegang tot technologische innovaties en betere aansluiting op wat de markt vraagt.
- Professioneel werken op basis van duidelijke afspraken. De IT-regisseur bewaakt de kaders; leveranciers lossen problemen deskundig op.
- Eenvoudig op- en afschalen van IT-voorzieningen, zowel qua middelen (zoals printers) als mensen en expertise.
- Eenduidige ontwikkeling en standaardisatie van de organisatie-inrichting en werkprocessen.
Wat zijn de valkuilen?
In de praktijk vervallen ICT-afdelingen vaak snel weer in de waan van de dag. De neiging om zelf alle problemen op te lossen ligt op de loer. Juist daarom is het belangrijk om de focus te houden op de regisserende rol in plaats van alles zelf te willen doen.
Veranderkracht
Die omslag naar regie is geen eenvoudige opgave, zeker niet voor bestaande medewerkers. Het vraagt om een duidelijke koers, begeleiding en veranderkracht. Bij Innervate helpen we organisaties om deze transitie te maken. Want het is in essentie een verandertraject. Wij treden op als verandermanager in de stap van de oude naar de nieuwe ICT-wereld. Samen met jullie zoeken we antwoorden op vragen als: Wat betekent regie voor onze organisatie? Hoe pakken we de implementatie aan? We vertellen niet alleen het verhaal, maar zorgen ook voor draagvlak en betrokkenheid. Daarnaast begeleiden we ICT-beheerders in het aannemen van hun nieuwe rol als regisseur.
Goed om te weten
Innervate ondersteunt organisaties bij hun ontwikkeling naar een vraaggestuurde ICT-organisatie, gebaseerd op het negenvlaksmodel van Maes. Dit model (ook bekend als het Amsterdams negenvlaksmodel) is een denkkader dat organisaties helpt om de afstemming tussen business, informatievoorziening en ICT goed te organiseren. Het model werd ontwikkeld door Rudy Maes aan de Universiteit van Amsterdam.
