Arno Badart, Solution Architect Unified Communications vertelt wat de aanleiding was voor het ontwikkelen van ContactSync – een slimme tool voor het beheren van contacten op gedeelde telefoontoestellen binnen organisaties.
Waar kwam het idee vandaan?
Arno: “Dat ontstond eigenlijk heel organisch. Lang geleden zei een klant ineens: ‘Ik mis een goede telefoongids.’ Ze vroegen naar een manier om telefooncontactgegevens op mobiele toestellen makkelijk en betrouwbaar te beheren. Wat ze omschreven, bleek geen uniek probleem, maar iets waar veel organisaties al jaren tegenaan liepen.”
Welk probleem zagen jullie steeds terugkomen bij klanten?
“Bijna iedereen worstelde met hetzelfde: verouderde, incomplete en niet-uniforme contactgegevens op mobiele apparaten. Het beheer gebeurde decentraal. Beheerders moesten fysiek met toestellen aan de slag om updates door te voeren: compleet onpraktisch. En gebruikers bewaarden hun eigen contacten, wat zorgde voor inconsistentie en chaos.”
Wat werkte niet aan bestaande oplossingen?
“We hebben echt veel opties bekeken, van Google- of Gmail-achtige oplossingen tot standaardtools van telecomproviders. Maar die systemen waren óf niet compleet, óf te omslachtig, óf simpelweg niet veilig genoeg. En veel oplossingen waren afhankelijk van specifieke telefooncentrales, wat organisaties kwetsbaar en inflexibel maakt. Wat wél duidelijk werd: bedrijven – en zeker zorginstellingen – wilden een simpele, productonafhankelijke oplossing die ze in hun eigen omgeving konden beheren.”
Hoe kwamen jullie uiteindelijk tot ContactSync?
“Samen met Cipher hebben we een oplossing bedacht die precies dat doet. ContactSync is gebouwd om centraal beheerd te worden binnen de Microsoft/Azure-omgeving van de klant zelf. Gebruikers hoeven bijna niets te doen: op iPhones is het alleen een schuifje aanzetten in de mailinstellingen. In de Outlook-app kunnen contacten ook eenvoudig worden ingeschakeld op een Android of iOS telefoon.”
Hoe werkt de synchronisatie precies?
“Alle contactgegevens worden centraal beheerd – vanuit Microsoft Entra-id. Elke wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd naar alle gekoppelde telefoons. Binnen een dag staat alle nieuwe informatie op elke smartphone. Dat geldt voor interne medewerkers, maar ook voor externe contacten zoals familieleden van cliënten, huisartsen, taxicentrales… noem maar op.”
Wat levert ContactSync organisaties concreet op?
- “Contactgegevens zijn altijd up-to-date en overal uniform beschikbaar.”
- “Gebruikers kunnen zoeken op naam, functie of afdeling en vinden sneller de juiste persoon.”
- “Binnenkomende oproepen worden herkend: je ziet direct naam, functie en afdeling.”
- “Het werkt onafhankelijk van telecomleveranciers of zorgtechnologiesystemen.”
- “Je kunt zowel interne als externe contacten beheren en automatisch laten synchroniseren.”
- “Met de app kun je ook toestellen zonder persoonlijk Microsoft365-account voorzien van de contactgegevens”
Hoe ziet de implementatie eruit?
“Heel overzichtelijk. We starten meestal met een kleine groep gebruikers. Vooraf analyseren we de brondata – de Microsoft Entra-id (voorheen Azure Active Directory) – en verbeteren die waar nodig. Vervolgens kunnen we het hele implementatieproces vaak binnen enkele dagen afronden. We besteden veel aandacht aan communicatie, want gebruikers moeten vaak oude of dubbele contacten opschonen. Als je dat goed uitlegt, loopt de overgang vlekkeloos.”
Hoe ervaren organisaties ContactSync?
“Gebruikers zijn unaniem meteen enthousiast. Vooral in zorginstellingen zien we dat het dé oplossing is voor een probleem dat jarenlang onhandelbaar was: het beheren van contacten op gedeelde toestellen.”
‘De simpele oplossing die ongelofelijk veel oplevert met héél weinig effort.’
