Radar’s HR-manager vertelt: “Binnen onze organisatie waren we op een punt gekomen dat we ons afvroegen of we onze salarisadministratie zelf wilden blijven doen of dat we deze wilden uitbesteden. Bij Radar werken 850 mensen en we zijn als zorgorganisatie volop in ontwikkeling. Daarom was het belangrijk een toekomstbestendige oplossing te vinden.”
Nieuw HR-systeem
Op dat moment waren twee eigen medewerkers verantwoordelijk voor de salarisadministratie. “Binnen dit vakgebied heb je te maken met snel veranderende wet- en regelgeving. Het bleek best lastig om kennis up-to-date te houden. Vanuit deze kwetsbaarheid gingen we op zoek naar mogelijkheden voor outsourcing. Toen het contract van het toenmalige HR-systeem afliep, was dat voor ons de aanleiding om dit ook echt in gang te zetten.”
Proefverloning
Omdat het project moeizaam van start ging, werd een ervaren projectmanager van Innervate ingehuurd om het projectmanagement over te nemen. Vanuit eerdere projecten had hij al ervaring met Radar: een groot voordeel. Hij kreeg het project snel op de rails: “Toen ik betrokken raakte, werden er al testen uitgevoerd. Die liepen echter niet voortvarend. Het was héél spannend hoe de eerste verloning zou verlopen. Daarom werd eerst een proefverloning gedaan. De uitdaging lag vooral in het realiseren van de koppelingen tussen alle systemen.”
Positieve vibe
“De betrokkenheid binnen het projectteam was groot; de inzet van alle betrokkenen bijzonder. Ondanks de opstartproblemen en wisselingen binnen het project bleef iedereen enthousiast werken aan een goed eindresultaat. Dat gold ook voor de leveranciers: hun goede structuur van werken was een toegevoegde waarde. Als teamcoach zorg ik ervoor dat elk teamlid in z’n kracht komt te staan en dat vragen niet te lang blijven liggen. Belangrijk bij projectmanagement is dat informatie gekanaliseerd wordt en dat kaders binnen het team goed neergezet worden.”
7 tips voor een soepel verloop van projecten:
1. Vraag de ist-situatie goed uit zodat er kennis is over huidige processen.
2. Organiseer workshops in het begin van het project zodat de wensen en eisen voor het ontwerp duidelijk zijn. Plan een herhaalworkshop in gedurende het project.
3. In de afstemming met leveranciers en andere partners is een toetsing vooraf van de expertise van de in te zetten medewerkers aan te bevelen. Bij omvangrijke projecten met een groot afbreukrisico is dit een vereiste.
4. Maak mensen deelgenoot van het totale projectresultaat, want dan is het enthousiasme én de bereidheid om problemen op te lossen groot.
5. Koester de mensen die een positieve inbreng hebben.
6. Kanaliseer informatie, oftewel: laat alle contact over het project met leveranciers of andere partijen via het projectteam lopen of met medeweten van het projectteam.
7. Hou communicatie bewust beperkt maar wel doelgericht.
Zorgorganisatie Radar ondersteunt en begeleidt kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke beperking en/of meervoudige beperking op het gebied van wonen, werk, dagbesteding, leren en vrije tijd. Daarbij wordt uitgegaan van de ondersteuningsbehoefte van de cliënt en wordt ernaar gestreefd om mensen zoveel mogelijk, waar dat kan, mee laten doen in de maatschappij.
