Veel zorgorganisaties willen efficiënter en slimmer werken met behulp van technologie. Digitale zorg biedt daarvoor kansen: het kan processen stroomlijnen, de werkdruk verlagen en de kwaliteit van zorg verbeteren. Toch gaan veel ambities verloren in de kloof tussen visie en uitvoering. Hoe komt dat? En hoe zorg je dat digitale zorg wél van de grond komt?
In het kort
✔️Structuur voorkomt losse initiatieven: verbind plannen in een projectenkalender of ICT-beleidsplan
✔️Eigenaarschap zorgt dat het niet bij een plan blijft, maar dat mensen zich verantwoordelijk voelen
✔️Draagvlak krijg je alleen door medewerkers vanaf het begin te betrekken, ook de kritische stemmen
✔️Borging maakt dat digitale zorg blijvend onderdeel wordt van hoe je werkt, niet eenmalig
✔️Een externe partij kan helpen met regie, kennis en tempo — puur in het belang van jouw organisatie
“We doen het pas als het niet anders kan”
In de praktijk zien we dat plannen voor digitale zorg regelmatig blijven liggen. Niet omdat er geen visie is, maar omdat de waan van de dag regeert. Denk aan het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) of ERP-systemen als AFAS: vaak zijn die ooit goed ingericht, maar software ontwikkelt verder. Pas als het echt niet meer werkt, komt er beweging. Ook bij andere innovaties wachten veel organisaties af: liever geen kinderziektes, eerst maar eens zien of het elders werkt.
Dat afwachtende gedrag is logisch, maar niet altijd houdbaar. Zeker niet voor organisaties met specialistische zorg, die niet simpelweg kunnen afkijken bij collega-instellingen. Juist dan is het belangrijk om vooruit te kijken: wat kan slimmer, beter of anders?
Vooruit kijken: wat kan slimmer, beter, anders?
Van visie naar projecten – wat heb je daarvoor nodig?
Wil je niet alleen over digitale zorg nadenken, maar het ook gebruiken? Daarvoor zijn structuur, eigenaarschap en draagvlak onmisbaar. Die zorgen dat een visie niet alleen op papier staat, maar ook daadwerkelijk verschil maakt op de werkvloer.
Structuur: van losse initiatieven naar samenhang
Om digitale zorg niet te laten verzanden in losse projecten, helpt het om strategisch te plannen. Denk aan een projectenkalender of een ICT-beleidsplan/ A3-methode waarin thema’s als wetgeving, organisatiedoelen en lopende trajecten samenkomen. Zo’n structuur voorkomt dat je blijft steken in brandjes blussen of enkel opportuniteiten zoals subsidies: project uitvoeren, rapport opleveren en daarna weer door. Door de structuur jaarlijks te herzien, houd je het thema digitale zorg actueel en voorkom je dat het een eenmalige exercitie wordt.
Strategisch planning om niet te verzanden in losse projecten.
Doelenboom
Soms kan het helpen om een specifiek thema visueel uit te werken in een doelenboom of bollenmodel. Dat maakt in één oogopslag duidelijk wat er allemaal onder hangt, wie erbij betrokken is en hoe het elkaar raakt. Zo krijgt een manager direct inzicht in de consequenties en samenhang tussen alle digitale assen, zoals IT-continuïteit, informatieveiligheid en digitale zorg. Je brengt zo duidelijk in beeld hoe deze onderwerpen met elkaar verbonden zijn. Daarmee maak je niet alleen beleid, maar leg je ook vast via welke structuur een idee daadwerkelijk in de praktijk kan landen.
We zien in de praktijk ook steeds meer aandacht voor portfoliomanagement. Daarmee kunnen keuzes worden gemaakt over welke projecten wanneer worden uitgevoerd en welke mensen daarvoor nodig zijn. In de zorg gaat het dan vaak om capaciteit: bepaalde functies zijn cruciaal voor digitale zorgprojecten vanwege hun praktische kennis. Juist die functies zijn echter schaars. Extra druk ontstaat bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse griepgolven in januari en februari. Dan ontstaat een uitdaging die niet zozeer met visie of beleid te maken heeft, maar puur met beschikbaarheid.
Eigenaarschap: van mandaat naar verantwoordelijkheid
Een visie wordt pas werkelijkheid als mensen er zich eigenaar van voelen. Dat vraagt om een duidelijke rolverdeling én mandaat. Het bestuur of de directie moet zichtbaar achter het project staan, zodat een projectleider of informatiemanager het daadwerkelijk kan uitvoeren. Medewerkers moeten niet alleen toestemming krijgen, maar ook ruimte in hun agenda’s om mee te draaien in een projectteam. Hoe gemotiveerd ze ook zijn, zonder die capaciteit blijft het vaak bij goede bedoelingen.
Dat werd zichtbaar toen de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) werd ingevoerd. Plots stond digitalisering hoog op de agenda, maar die urgentie zakte snel weg. Eigenaarschap zorgt ervoor dat het thema op de agenda blijft, ook zonder wettelijke stok achter de deur. Zo wordt het geen tijdelijk project, maar een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de hele organisatie.
Een visie wordt pas werkelijkheid als mensen er zich eigenaar van voelen.
Draagvlak: van begrijpen naar doen
Dat vraagt om medewerkers die het project echt naar zich toe trekken en betrokken blijven. Maar dan moeten zij wel begrijpen waarom er iets verandert, welk probleem het oplost en wat het in de praktijk oplevert. Soms wordt gedacht dat het sneller gaat door zorgmedewerkers pas later te betrekken, omdat ‘ze het al druk genoeg hebben’. Maar dat wreekt zich later: zonder hun betrokkenheid blijft het bij een goed plan dat niet landt.
Begin daarom altijd probleemgericht en betrek de mensen van de werkvloer. Laat zien hoe digitalisering helpt om knelpunten op te lossen — zoals werkdruk of personeelstekort — en niet zomaar een nieuwe tool is ‘omdat het kan’. Zet daarbij bewust zowel de enthousiastelingen als de kritische stemmen aan tafel. Zo haal je zorgen boven tafel, creëer je draagvlak en voorkom je dat één negatieve mening het hele team beïnvloedt.
Extra expertise inschakelen waar nodig
Soms is het waardevol om tijdelijk expertise van buiten in te schakelen. Bijvoorbeeld om structuur aan te brengen, tempo te houden of een onafhankelijk perspectief toe te voegen. Denk aan een:
✔️Informatiemanager, die meedenkt over beleid, informatiestromen en strategische keuzes;
✔️Projectleider, die regie houdt, de voortgang bewaakt en zorgt dat afspraken worden nagekomen;
✔️Inhoudelijk specialist, die precies weet wat er nodig is om systemen en processen goed te laten werken.
Belangrijk is dat deze rollen écht onafhankelijk worden ingevuld – niet door een leverancier met een eigen commercieel belang, maar door iemand die meedenkt in het belang van jouw organisatie, haar medewerkers en cliënten.
Soms is het waardevol om tijdelijk expertise van buiten in te schakelen.
En dan: borgen
Veel projecten eindigen met een (advies)document of een product. En verdwijnen daarna in de la. Het klassieke patroon: subsidie aanvragen, een project uitvoeren — en dan stopt het. Terwijl juist dan de kans ligt om digitale zorg maximaal te benutten en goed te verweven in bestaande processen. Borgen is vaak het lastigste onderdeel, zeker als de waan van de dag weer alle aandacht opslokt.
Daarom moet borging altijd uit de organisatie zelf komen. Dat lukt alleen als er eigenaarschap is, met mensen die het project blijven dragen en verantwoordelijkheid nemen. En als er draagvlak is bij de teams die er dagelijks mee werken. Het vraagt ook om een duidelijke koppeling met de bredere visie op zorg en een projectenkalender waaraan nieuwe initiatieven worden opgehangen. Zo blijft het niet bij een eenmalig succes, maar bouw je echt aan duurzame verbetering.
Meer weten?
Alleen als je zorgt voor structuur, eigenaarschap, draagvlak en een stevige borging, wordt digitale zorg meer dan een papieren plan. Dan wordt het iets dat het werk écht beter en prettiger maakt — en ook daadwerkelijk gebruikt en doorontwikkeld wordt.
Wil je sparren over hoe je dat slim opzet, of hoe onze specialisten daarbij kunnen helpen? We denken graag met je mee. Een eerste gesprek is gratis en vrijblijvend.
